Por que contratar um BPO Financeiro?

O que é e por que contratar um BPO Financeiro?

Hoje em dia a busca pela terceirização de atividades de backoffice (retaguarda) das empresas está cada vez maior. É, sem dúvidas, uma tendência de mercado em vários aspectos. Por isso, saber o que é e o porquê de contratar um BPO Financeiro é essencial.

Os donos de empresas estão sentindo a necessidade de focar no core business do seu negócio, ou seja, na atividade fim que o negócio se propõe a fazer. Por exemplo, em um escritório de advocacia, o advogado e gestor do escritório devem focar o seu tempo no atendimento ao cliente, execução do serviço, acompanhamento dos processos e etc. O tempo deles não deveria ser usado para conferir se o cliente fez o pagamento do boleto, ou até mesmo, conferir se o boleto foi enviado ao cliente.

O mundo cada vez mais competitivo faz com que todas as empresas precisem ser eficientes. A gestão do tempo é cada vez mais necessária.

Nesse contexto, o BPO Financeiro vem com a ideia de deixar o dono e gestor da pequena empresa livres e com a segurança de que o setor financeiro está funcionando de forma organizada e profissional.

É cada vez mais comum, felizmente, mais as pequenas empresas terem um nível de maturidade em gestão cada vez maior. Sabemos que ainda existem muitas organizações com carência e por isso, estar atento a soluções como essa, que podem facilitar e melhorar o dia a dia das organizações, é diferencial.

Hoje a internet possibilita que vários serviços administrativos e financeiros possam ser feitos a distância. E o BPO Financeiro pode ser feito em qualquer lugar do mundo. Logo, a possibilidade de terceirizar o setor financeiro de uma empresa se torna cada vez mais viável.

Quais são as principais vantagens ao contratar um BPO Financeiro?

A contratação de um BPO Financeiro responsável e profissional traz inúmeros benefícios e vantagens para as empresas. Alguns exemplos são: ter mais tempo para focar no negócio e lidar com informações mais seguras.

Listamos abaixo as principais que brilham os olhos de todos que estão conhecendo o serviço pela primeira vez.

1. Maior organização da sua empresa

Uma das grandes dores do empreendedor brasileiro é ter uma empresa organizada e com informações rápidas de serem encontradas.

Lidar com tantas áreas, problemas e atividades no dia a dia não é fácil e manter o financeiro em dia e organizado, é desafiador para muitos.

Conseguir ter tempo para organizar planilhas, fluxos de caixa, digitalizar documentos é um dos principais entraves que temos no mercado.

Por isso, ter uma empresa cujo foco é 100% no financeiro permite que a organização seja mantida em dia. Além de ter todas as informações de forma transparente, evitando atrasos, multas e esquecimentos.

2. Redução de custos trabalhistas e equipe enxuta

A terceirização do setor financeiro elimina a necessidade de contratação de profissionais dessa área nas empresas e reduz muitos outros  gastos. ALguns exemplos são: recrutamento, gestão do colaborador, salários e encargos trabalhistas. Fora eles, temos todos os custos indiretos, como espaço físico, notebook, cadeira, dentre outros.

Lembrando que o funcionário pode ter falta, estar de férias, e a empresa precisa reorganizar as atribuições para outra pessoa repor durante o tempo necessário.

Nem sempre é fácil encontrar, às vezes o próprio dono da empresa precisa substituir.

Assim, ter uma empresa responsável pelo setor faz com que todas as necessidades sejam feitas pela própria equipe externa, não havendo mais necessidade de gastar tempo, dinheiro e energia com isso.

Cuidar do financeiro de uma empresa exige muita responsabilidade e conhecimento. Para micros e pequenos negócios, montar uma equipe comprometida e que tenha experiência neste tipo de gestão, além de levar tempo, é um investimento alto e que depende de muitas variáveis.

3. Visão estratégica das finanças

O BPO Financeiro permite que as informações sejam tratadas e organizadas diariamente.

Logo, os relatórios estarão sempre em dia e disponíveis para serem analisados.

Ter a visão crítica desses dados e de forma organizada ajuda no dia a dia das tomadas de decisão e o gestor consegue ter uma visão muito mais estratégica do setor financeiro.

Sabemos da importância que esse setor têm no contexto empresarial e a tranquilidade de contar com essas informações atualizadas é diferencial no dia a dia das organizações de sucesso.

4. Mais qualidade na rotina e processos financeiros

Os processos do setor financeiro são um dos principais em uma empresa. Mesmo sendo pequena, sem dinheiro, não tem como a empresa se sustentar e dar importância a isso é fundamental.

Portanto, ter essas atividades sendo realizadas de forma completa e em dia, trazem muito mais qualidade para o setor financeiro, que é tão importante para o negócio.

5. Aumento de produtividade e eficiência

Com o BPO Financeiro a definição de quais atividades serão realizadas não precisa mais ser feita pela empresa. Contar com profissionais especializados na área que sabem definir qual periodicidade cada atividade deve ser realizada e como serão feitas, traz um grande aumento de produtividade e eficiência.

Ao retirar essa demanda do dia a dia dos gestores, eles conseguem ter mais tempo para focar em atividades mais estratégicas e ter um trabalho mais produtivo nas suas respectivas áreas.

6. Melhoria da segurança financeira

A segurança financeira depende da constância de registro do processo de entrada e saída de dinheiro da empresa. E, sem dúvidas, esse ponto é o resultado de uma boa conciliação bancária, que infelizmente não é priorizada por muitas empresas. As vezes é pela falta de tempo ou até mesmo de profissionais com expertise para realização dessa atividade.

Ter uma equipe especialista na área financeira permite que a empresa realize os processos da forma correta e evite falhas graves e prejuízos que uma execução pouco profissional traz. Emitir notas fiscais da forma correta, conferir impostos e ter uma equipe com o know how específico para gerenciar o financeiro, sem dúvidas, proporciona uma tranquilidade e segurança ao gestor do negócio.

7. Mais tempo para focar no Planejamento Estratégico

Sabemos que a parte burocrática atrapalha o desenvolvimento de estratégicas dentro da empresa.

Ter um financeiro profissional implica em ter um setor financeiro mais estratégico do que operacional. Sabemos que todas as empresas têm que gerenciar o contas a pagar e contas a receber, mas se não houver tempo para ir além de pagar conta e cobrar clientes, o setor financeiro está sendo subutilizado.

O BPO Financeiro representa uma vantagem competitiva, pois permite que profissionais especializados estruturem melhor o setor.

8. Maior flexibilidade interna

Quando existe uma equipe externa dedicada ao setor financeiro, os colaboradores e gestores internos têm mais flexibilidade para ficarem focados no negócio, trazendo mais agilidade no dia a dia da organização. São inúmeras atividades da rotina que são deixadas de lado quando o setor financeiro requer muito tempo para ser realizado da forma correta.

A ideia é que a flexibilidade dos especialistas internos da empresa permita com que eles atuem estrategicamente em outras posições, como novas ideias de melhorias de processos.

9. Uso de tecnologia atualizada

Quando a organização opta pelo serviço de BPO Financeiro é possível ter uma visão mais ampla e estratégica do negócio. Além de contar com a visualização de relatórios profissionais, gráficos, indicadores e dados que se traduzem em informações para tomadas de decisão.

O uso de tecnologias atualizadas faz tudo ficar mais simples, auxiliando, por exemplo, no desenvolvimento de relatórios com base em dados e dar mais agilidade no dia a dia das atividades do setor.

É importante se atentar a ferramentas que tragam integração com a contabilidade para que o trabalho fique mais rápido e seguro para todos.

Afinal, o que faz um BPO Financeiro?

A empresa que oferece o serviço de BPO financeiro assume parte ou a totalidade das atividades do setor da companhia que a contrata. Ou seja, a depender do escopo de serviços, pode ser terceirizado apenas a gestão de contas a pagar, ou a cobrança de inadimplentes, por exemplo. Tudo depende da necessidade da organização e de como o BPO Financeiro trabalha.

As atividades do dia a dia envolvem a gestão e execução de tarefas como cobranças, faturamento e emissão de notas fiscais, elaboração de fluxo de caixa e relatórios financeiros.

Entre as principais funções do BPO Financeiro estão: gestão de contas a pagar e receber, agendamento de recebíveis, conciliação bancária, geração de relatórios, emissão de notas fiscais e comprovantes, transações e rotinas do financeiro e gestão de documentos da empresa.

O BPO Financeiro é feito com base no tripé: pessoa, processo e tecnologia. Na ALLBPO, por exemplo, serão disponibilizados recursos nessas três frentes para a execução de um financeiro organizado e profissional.

Qual a diferença de BPO Financeiro, Consultoria e Assessoria Financeira?

O BPO Financeiro é a terceirização do setor financeiro, ou seja, a empresa deixa de ter um setor interno (ou pelo menos parte dele) e passa a ter outra empresa fazendo essas atividades do dia a dia.

Já a Consultoria e Assessoria são relacionadas ao aconselhamento na solução de problemas e gargalos. Geralmente o consultor irá orientar a empresa em processos mais otimizados, diferentes ferramentas, porém ele não irá assumir o setor e executar.

O serviço de BPO Financeiro é feito em quais tipos e tamanhos de empresas?

Muitos se enganam pensando que o BPO Financeiro só vale a pena para empresas de grande porte. Na verdade, ele pode ser útil desde autônomos, como arquitetos, engenheiros, advogados, cabeleireiros, até empresas de maior porte, como construção civil, varejo, dentre outros.

O serviço pode ser vantajoso para negócios de diferentes tamanhos, cabe a cada um analisar o seu ramo e entender como o BPO Financeiro se encaixa nele.

Inclusive, para pequenas empresas, o BPO pode ser até mais atraente, uma vez que contratar um profissional especialista na área não é barato. E o BPO Financeiro pode ser uma alternativa com um excelente custo benefício, principalmente se a mensalidade do serviço for cobrada de acordo com o volume de transações da empresa.

Sabemos que pequenas empresas sofrem muito quando o assunto é o acúmulo de funções e a dedicação de um profissional para gerenciar inúmeras tarefas no dia a dia da organização.

Tudo isso acarreta em falta de tempo para se dedicar às finanças, e consequentemente muitos erros no fluxo de caixa, em cobranças e em burocracias do setor em geral.

Quando a pequena empresa consegue contar com o serviço de BPO Financeiro, termina servindo como uma válvula de escape. E o que ocorrer são gestores com mais tempo e energia para lidar com todas as outras áreas da empresa.

No início o pequeno empresário pode até achar que consegue dar a devida atenção ao financeiro e ainda ter tempo para se dedicar ao negócio. No entanto, como o passar dos meses, é provável que o profissional se dê conta que atender clientes e contratar fornecedores ao mesmo tempo faz a rotina financeira se tornar exaustiva.

Quais são os pontos de atenção ao contratar um BPO Financeiro?

Quando a empresa está analisando a contratação de BPO Financeiro é importante listar todas as atividades que o setor financeiro realiza para confirmar com o BPO se elas poderão ser feitas pela empresa.

Além disso, é interessante analisar a quantidade de clientes que o BPO tem, há quanto tempo está no mercado e a credibilidade da empresa. Afinal, o setor financeiro é uma área sensível e é preciso ter muita segurança nessa tomada de decisão.

Qual é o momento ideal para contratar um BPO Financeiro?

O momento ideal para contratar um BPO Financeiro é muito particular de cada empresa. Na ALLBPO temos clientes que na concepção da empresa já opta pela terceirização, enquanto outros, contratam após muitos anos de vida.

É importante analisar o escopo de serviços da empresa de BPO Financeiro e entender se no momento atual do seu negócio cabe esse serviço.

E, se tiver dúvida, converse com uma empresa de sua confiança, apresente a sua realidade, e pergunte a opinião dele(a). Até mesmo perguntar outras empresas do mesmo ramo que atende pode ajudar nesse momento.

Quanto custa o serviço de BPO Financeiro?

O serviço de BPO Financeiro é cobrado através de uma mensalidade, que pode ou não contemplar o sistema financeiro, por exemplo.

As mensalidades são muito variáveis, pois dependem do volume de transações e processos que a empresa precisa.

Por exemplo, um cliente pode ter 20 recebimentos mensais, enquanto outra empresa tem 500. Todas essas informações influenciam no tempo que será dedicado ao financeiro da empresa, e consequentemente o valor a ser cobrado.

Na ALLBPO analisamos diversas variáveis, como a quantidade de contas bancárias, de recebimentos, os processos que serão executados, dentre outros.

Na dúvida, faça um orçamento com uma empresa de sua confiança e entenda como esse serviço pode caber no seu bolso.

BPO Financeiro: um novo jeito de estruturar o setor financeiro da sua empresa

O termo BPO significa Business Process Outsourcing, ou terceirização de processo de negócio.

Aplicado a realidade do setor financeiro significa a terceirização do setor financeiro através da execução dos processos dessa área. Além do setor financeiro, pode ser aplicado a outros setores, como RH, jurídico, por exemplo.

A principal diferença entre a contratação de um profissional do financeiro, seja um assistente, analista, coordenador ou gerente, é que todo esse serviço é feito por uma empresa com profissionais capacitados para realizar todas essas atribuições.

Assim, são realizadas todos os processos e rotinas do setor através de uma equipe externa a empresa.

O serviço de terceirização é uma oportunidade para as empresas de todos os tamanhos terem acesso a um nível de profissionalização que, há alguns anos atrás, apenas grandes empresas poderiam ter.

A contratação além de tirar a sobrecarga em gestores e profissionais da área na empresa, ainda otimiza os processos de forma que a empresa funcione com mais eficiência.

Quer saber mais sobre o serviço de BPO Financeiro e se ele se encaixa na sua empresa? Conheça nossos serviços ou entre em contato conosco aqui!