Em tempos de crise, mas também a qualquer tempo, é fundamental ter uma visão financeira ampla de uma empresa, sabendo o quanto tem-se a pagar e a receber. O empresário que é responsável pelo setor administrativo e financeiro de seu negócio, muitas vezes é também responsável por outras várias áreas da empresa, demandando bastante tempo e dedicação,  e lhe deixando limitado a manter uma rotina financeira eficiente e profissional. Por isso, a categorização de contas é tão importante.

Categorizar os gastos e receitas serve exatamente para isso: saber para onde o dinheiro está indo e de onde ele está vindo, identificar o que se pode reter e o que não pode ser eliminado de jeito nenhum, e poder tomar alguma ação quando algo não sair como o planejado. É por meio da categorização que é possível acompanhar detalhadamente as entradas e saídas da empresa em seu fluxo de caixa – ferramenta essencial para que a gestão da empresa possa trabalhar com mais segurança.

O que é a categorização de contas?

Quando não possuímos um controle das nossas finanças, é comum pensarmos “Onde meu dinheiro foi parar?” ou “De onde veio esse dinheiro?”.
Na gestão financeira das empresas, há a possibilidade de acontecer da mesma forma. Assim, elaboração do fluxo de caixa precisa obedecer alguns parâmetros e um deles é a classificação das entradas e saídas. Desse modo, não categorizar as entradas e saídas pode fazer com que esta ferramenta deixe de exercer um papel fundamental na empresa.

A categorização é um modelo de organização dos dados financeiros da empresa, os separando por categorias, mas,  antes de tudo é preciso ter conhecimento sobre todos os dados financeiros existentes. Depois, é necessário categorizar as receitas, as despesas e os custos da companhia, para que assim as informações fiquem claras o suficiente.

Veja o simples exemplo abaixo:

Entradas Saídas
Vendas a prazo Salários
Vendas a vista Pró-labore
Serviço de consultoria Energia
Juros de investimentos Impostos sobre o faturamento

Fazer essa classificação é um dos primeiros passos para ter um controle financeiro, pois é o que permitirá você saber quais são as áreas em que você mais tem movimentado suas finanças.

Por que categorizar e o que você vai ganhar com a categorização?

É importante entender que a classificação dos gastos e receitas serve para uma gestão macro da empresa, e não para uma administração micro. Dessa forma, com a categorização, é possível saber, por exemplo, o valor total que foi gasto com salários, o valor total que foi gasto referente a energia elétrica e todo valor gasto com impostos que incidem sobre o faturamento.

Temos diversos motivos para justificar a importância da categorização:

  • Em uma empresa, mesmo pequena, com algum tempo a quantidade de lançamentos começará a aumentar e ficará mais difícil controlar o financeiro sem alguma metodologia ou processo organizado. Com a categorização, ganha-se velocidade na análise dos dados para importantes tomadas de decisões;
  • Análise na busca de redução de custos;
  • Cálculo de lucro e margem de contribuição;
  • Entender o que na empresa gera mais faturamento e o que gera mais lucro, serviços específicos sob demanda, manutenções, contratos recorrentes de fornecimento de serviços, etc.

Saiba diferenciar os diversos conceitos financeiros

O entendimento de gastos, custos, despesas e investimentos, despesas fixas e variáveis também é fundamental para auxiliar a gestão da categorização. Esses conceitos podem ajudar a identificar se os custos estão próximos do mercado e se as despesas estão elevadas ou não.

  • GASTOS: são todas as saídas de dinheiro da empresa e abrangem os custos e as despesas;
  • CUSTOS: são os gastos relacionados com a produção, tudo aquilo que você gasta para levar seu produto ou serviço a ponto de ser vendido;
  • DESPESAS: estão relacionadas com a administração do negócio e os gastos com comercial, ou seja, que não estão relacionados com a produção.
  • INVESTIMENTOS: têm relação com os gastos para melhorar o produto ou serviço, ou ainda a imagem da empresa.

Evite utilizar a categoria “Outros/Diversos”

É comum que as empresas criem uma categoria chamada “Outros” para registrar todos os gastos e receitas não cotidianos. Isso faz com que se tenha relatórios que não condizem com a realidade e, no final, há um grande valor registrado nessas categorias que não se sabe ao certo a que se referem.

Uma dica é ir criando as categorias conforme forem acontecendo. Não se preocupe em registrar todas as suas categorias logo no começo. Quando aparecer uma despesa ou receita que não se enquadre às categorias anteriormente cadastradas, crie uma nova!

Conclusão

Tenha tudo controlado e categorizado e invista na clareza das informações financeiras! Tenha tudo controlado e categorizado, o conhecimento e a visão clara do seu financeiro pode colocar sua empresa a frente da concorrência e lhe assegurar uma boa tomada de decisões de maneira rápida em algum momento em que uma grande oportunidade lhe apareça.

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Por Cinthia Caridade  – Account ALLBPO