Como empreendedor, imagino que você já sabe manter as informações estratégicas do seu negócio é extremamente importante. Isso serve para todos os processos da sua empresa, mas principalmente para a gestão financeira dela. Por isso, contar com um Sistema de Gestão Financeira se torna fundamental!
Supomos que sua empresa tenha todos os departamentos bem alinhados em relação às suas funções e metas, mas o financeiro simplesmente não saiba quanto de dinheiro entrou ou saiu de caixa.
Sem a existência de um acompanhamento das movimentações financeiras, fica muito difícil (talvez até impossível) que se observe pontos de alerta, melhorias ou, ainda, que se perceba o real resultado da operação.
Caso você já mantenha seu financeiro bem atualizado através de uma planilha, isso já é muito bom! Mas, queremos trazer, aqui, as vantagens que um sistema de gestão financeira proporciona ao automatizar esse processo, facilitando o acompanhamento e as análises gerenciais.
O que você verá nesse post:
Mas o que é um sistema de Gestão Financeira?
Benefícios do sistema de Gestão Financeira no crescimento do seu negócio
1. Acesso remoto a informações na nuvem
2. Facilidade na emissão de relatórios
3. Emissão de notas, boletos e faturas de forma automatizada
Mas o que é um sistema de Gestão Financeira?
Planejar, executar e controlar são atributos essenciais à boa gestão. Mas você deve ter verificado que são procedimentos criteriosos e que demandam muita informação e tempo. É quase impraticável adotar um método de gestão financeira sem fazer uso de recursos tecnológicos capazes de automatizar processos.
Uma empresa do varejo com um grande volume de movimentações, por exemplo, assume riscos ao não informatizar seus processos, pois são grandes as chances de que informações importantes sejam perdidas. O mesmo vale para empresas de qualquer segmento, independentemente do porte.
Quem trabalhar no setor financeiro entende o quão delicadas são as informações envolvidas. Um zero a mais ou uma vírgula colocada no lugar errado e pronto: você tem um relatório totalmente incorreto. Por esse motivo, automatizar processos é uma forma de reduzir os erros causados pelo homem — e que, sabemos, acontece com uma frequência maior do que gostaríamos.
Um sistema de Gestão Financeira nada mais é do que um software que oferece ferramentas para organizar as finanças da empresa e automatizar tarefas. Por meio de uma plataforma de Gestão é possível organizar informações e centralizar dados sobre o negócio em um único local, conciliando diferentes operações do sistema.
Informações sobre faturamento, contas a pagar, a receber, inadimplência, vendas, estoque, portanto, serão unidas no sistema. Assim, o gestor pode analisar dados com maior facilidade e acompanhar a situação financeira da empresa em tempo real. A própria plataforma gera relatórios automatizados, permitindo que o gestor análise informações e tome decisões mais assertivas para o negócio. A gestão, então, se torna mais eficiente. Não obstante, a automatização das tarefas gera maior produtividade na rotina da Gestão Financeira.
Benefícios do Sistema de Gestão Financeira no crescimento da sua empresa
Contar com um sistema para controle e gestão financeira da sua empresa traz inúmeros benefícios. É uma forma de você permitir o crescimento sustentável do seu negócio, embasado em dados íntegros.
Vamos citar, abaixo, as principais vantagens de um sistema de gestão financeira.
Acesso remoto e informações na nuvem
Com a grande propagação da internet e os diversos benefícios que a modernidade traz ao nosso cotidiano, é inteligente — e também prudente — fazer uso de um sistema de controle financeiro que tenha a possibilidade de ser acessado de maneira remota.
Felizmente, as grandes empresas que fornecem essas ferramentas estão atentas a isso e desenvolvem programas de qualidade que podem ser acessados de maneira online. Mas, na prática, o que isso quer dizer?
Em poucas palavras, isso significa que tais plataformas podem ser acessadas a partir de computadores e quaisquer outros dispositivos móveis, como tablets e smartphones, mesmo que você esteja fora das dependências da empresa.
Facilidade na emissão de relatórios
Sistemas de Gestão Financeira permitem a elaboração de relatórios de forma simplificada, que são gerados automaticamente e de maneira rápida, informando sobre qualquer aspecto financeiro do empreendimento.
Se fizermos essa análise sob a ótica de que “tempo é dinheiro”, essa é uma característica interessante. Já imaginou o quanto de tempo pode ser economizado com a dispensa de trabalhos manuais de criação, atualização e análise de gastos e rendimentos em planilhas no Excel?
Além disso, ao economizar tempo com essas tarefas, é provável a economia também em mão de obra — do próprio empresário ou de seus colaboradores. Sem se esquecer, é claro, de que se ganha um tempo extra para cuidar de outros aspectos mais estratégicos para a empresa.
Emissão de notas, boletos e faturas de forma automatizada
Com esse tipo de sistema é possível configurar a emissão de notas, boletos bancários e fatura registrados para os seus clientes e assim possibilita-los uma maior praticidade nos pagamentos. É possível, inclusive, programar todas as alíquotas das notas fiscais, para que o cálculo ocorra de maneira automática sempre que uma nota precisar ser emitida.
Esse tipo de processo proporciona uma economia de tempo muito considerável, além da segurança e praticidade na questão das alíquotas incidentes nas notas fiscais.
Controle de Orçamento
Outra vantagem bastante significativa é o controle de orçamento. Vamos pensar como pessoa física: em sua casa, você deve ter definido um limite de gastos para algumas categorias, como moradia, saúde, educação, lazer. Certo?
Na empresa, você também precisa limitar seu orçamento. Então, digamos que você tenha definido um valor X para o departamento de compras.
Se você não tiver um sistema de controle e acompanhe as movimentações financeiras, o departamento de compras pode estar ultrapassando o orçamento — e você só vai perceber que o dinheiro está se esvaindo, mas não saberá onde.
Redução de despesas
Uma das vantagens aderentes ao controle de despesas é a redução delas. Isso mesmo! A partir do momento que você tem uma clara visão de onde o seu dinheiro está sendo gasto, fica mais fácil identificar onde e como economizar.
Além disso, com o sistema de gestão financeira você evita duplos pagamentos, pagamentos atrasados por esquecimento (afinal, o sistema vai alertar sempre que tiver algum vencimento próximo), entre outros motivos que podem aumentar a despesa por pura falta de automação.
Redução de inadimplência
O sistema de gestão financeira permite que o profissional tenha um melhor acompanhamento das receitas e despesas programadas. Dessa forma, pode reduzir a inadimplência se o profissional tomar algumas providências em seu processo, como o envio de um lembrete sobre o vencimento de uma conta.
Ainda, a empresa pode deixar registrado no cliente o histórico de inadimplência, evitando nova venda ou minimizando riscos com vendas à vista nestes casos, por exemplo.
Automatização de processos
Automatizar processos é uma forma de reduzir erros e falhas, aumentar a produtividade e o desempenho da equipe, e melhorar os resultados da empresa.
Um sistema de gestão financeira permite a automatização de parte do processo do setor financeiro. Com a redução dos erros, o setor também reduz custos desnecessários como juras e multas.
Além disso, facilita o trabalho dos profissionais, tanto de cadastro quanto de acompanhamento.
Também ajuda na hora da empresa fechar seu Balanço Patrimonial, DRE, prestação de contas, declaração de imposto renda PJ ou outras documentações e obrigações, já que as informações estarão centralizadas e organizadas em um único sistema.
Indicadores estratégicos
Por último e não menos importante, temos os indicadores. O sistema de gestão financeira permite relatórios gerenciais e captação de indicadores estratégicos fundamentais para a análise a tomada de decisões do gestor.
Sem isso, a empresa fica sem rumo — afinal, a falta de controle não permite que a empresa tenha embasamento para projeções e metas.
Conclusão
Conhecendo esses benefícios, é fundamental entender seu cenário atual para que você pode escolher o modelo de Sistema Financeiro (existem vários no mercado) que melhor atenda sua realidade. Isso é importante, pois, a fase de implementação pode ser bastante trabalhosa — assim, ninguém quer ficar passando por isso várias vezes, certo?
Pesquisa na internet, ouça opiniões de clientes, de colegas que já façam o uso, faça testes e assista aos vídeos demonstrativos. A fase de experimentar é importante para que você tenha certeza da sua decisão.
Esperamos ajudá-los com esse conteúdo. Qualquer dúvida, conte com o nosso auxílio. Conheça nossos serviços ou entre em contato conosco aqui!
Por Roberta Guedes – Account ALLBPO
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